우리 병원에 맞는 진료 예약 접수 시스템은?

안녕하세요, 클라우드 EMR 오름차트 입니다.

오늘은 병원과 환자 모두의 관심 키워드인 '병원 예약, 접수 시스템'에 대해 알아보겠습니다.

 

여러분은 병원에 어떻게 가십니까? 필자의 경우 방문할 병원이 예약 시스템을 운영하면 미리 진료 예약을 하고 시간에 맞춰 병원에 가는데요, 병원 대기시간을 줄이고 안정감있게 진료를 볼 수 있어 만족도가 높습니다. 하지만 반대로 예약 시스템을 이용하지 않는 환자들은 상대적인 불만이 있을 수 있습니다. 모두를 만족시키기 어려운 상황에서 원장님들은 병원의 시스템, 상황, 환자들의 성향 등을 고려하여 예약 시스템 도입 여부를 결정하고, 우리 병원에 가장 적합한 예약 방법을 선택합니다. 

 

요즘은 병원에서 활용할 수 있는 예약 서비스가 매우 많습니다. 병원이 편리하게 사용하려면 전자차트와 연동되는 시스템을 도입하는 것이 좋습니다. 오름차트는 병원에 맞는 예약 서비스를 선택해 사용할 수 있도록 다양한 예약 연동 서비스를 제공합니다. 실제 원장님들이 예약 시스템을 어떻게 사용하는지 그 사례를 보겠습니다.

 

 

 

 

"차트를 오름차트로 바꾸면서 병원 예약 어플도 바꿨어요.
병원과 환자 모두 잘 적응해서 사용하고 있습니다."

 

먼저 오름차트와 완전히 연동된 환자 앱 '클레'를 통해 예약, 당일접수를 진행하는 케이스를 보겠습니다. 차트 변경을 앞두고 "이전에 사용하던 예약 어플을 바꾸는게 걱정된다"고 말씀하시는 원장님들이 계십니다. 기존 어플로 예약하는 환자들을 잃는 것은 아닌지, 바뀐 시스템에 환자와 병원은 잘 적응할지, 마케팅과 매출에 영향은 없을지 걱정하시는 마음 이해합니다. 그리고 참고하실 수 있도록 같은 고민을 하셨던 원장님의 사례를 소개합니다.

 

> 소아청소년과의원 사례(클레, 네이버예약 사용)

우리 병원은 환자가 많아 예약제로만 운영합니다. 사용하던 차트가 불편해서 바꾸고 싶었지만 예약 어플과 연동하여 쓰던 터라 교체를 미뤄왔습니다. 기존 차트는 컴퓨터가 자주 멈추고, 버퍼링이 심하고, C/S연결이 잘 안되는 등 불편함이 컸습니다. 차트를 오름차트로 바꾸려고 보니 이전에 쓰던 예약 어플이 오름차트와 연동 되지 않는다고 해서 고민이 정말 많았어요. 예약 어플의 유료화 이슈도 있고, 무엇보다 차트변경에 대한 의지가 커서 차트는 오름차트로, 예약시스템은 클레와 네이버예약으로 변경하기로 했습니다.

바뀐 시스템에 환자와 병원이 잘 적응할수 있을지 걱정했는데 모두 잘 적응했고, 오히려 더 좋다는 후기가 지역 맘카페에 올라오기도 했습니다. 우리 병원은 시간대별로 예약가능한 총 인원을 정해두고, 클레와 네이버예약에서 동시 예약을 받습니다. 예약 채널이 두개여도 예약 내역은 통합관리되고, 실시간 예약 현황이 각 채널에 자동으로 반영되니 편리합니다. 특히 '클레'로 예약한 경우 환자는 실시간 진료대기순서를 앱으로 확인할 수 있는데, 아이를 데리고 오는 보호자에게 매우 유용합니다. 또, 네이버예약과 클레 모두 예약을 위해 환자가 부담하는 비용이 없는데, 우리 병원 예약을 위해 환자가 예약 플랫폼에 지불하는 비용이 없다는 것이 의료진의 마음을 가볍게 합니다.

 

 

 

 

"네이버예약을 활용해서 세분화된 검진 예약을 받고있어요."

일반 진료 외 검진, 검사, 비수술치료 등을 시행하는 병원의 경우 예약 및 접수 단계에서 담당 직원이 내원 목적을 확인하고 그 내역을 수기로 입력하는 경우가 대부분 입니다. 예약 또는 접수할 때 환자가 병원을 방문하는 목적을 입력하고, 입력한 내용이 자동으로 전자차트에 반영된다면 어떨까요? 직원의 리소스 절감 등에서 더욱 효과적일 것 입니다. 아래의 검진내과는 네이버예약 기능을 응용해서 검진과 검사에 대한 세분화된 예약을 받고 있습니다(이미지 참고). 사례를 보며 오름차트와 연동된 네이버예약의 활용법을 보겠습니다.

 

> 건강검진내과의원 사례(네이버예약 사용)

저희 병원은 개원과 동시에 오름차트를 사용했습니다. 병원의 진료 특성과 환자의 성향, 연령 등을 고려했을 때 예약 시스템을 도입해야겠다고 생각했고, 오름차트와 연동되는 예약 채널 중 하나인 네이버예약을 선택해서 쓰고 있습니다.

우리 병원은 일반 진료 외에 건강검진과 검사를 목적으로 내원하는 분들이 많은 편입니다. 때문에 예약할 때부터 일반 진료인지 검진(검사)인지, 세부적으로 어떤 검진과 검사를 예약할 것인지 확인하는 것이 중요합니다. 그래서 우리 병원은 네이버예약에서 주요 검진, 검사 항목별로 예약을 받고 있습니다. 일반적으로 의료진별 진료실로 구분하여 사용하는 기능을 응용한 것이죠. 실시간 예약 현황이 반영된 네이버예약 페이지에서 환자와 수검자들이 예약할 항목을 직접 선택하고, 그 내용이 차트에 자동 연동되니 정확도도 높고, 환자 대응 및 예약자 관리, 접수 등을 위해 사용하던 직원들의 리소스가 절감되어 편리합니다.

 

 

 

 

 

"여성의원 특성상 1:1 상담과 소통이 중요합니다.
여러 예약 채널을 운영하지만 특히 카카오채널톡을 잘 활용하고 있습니다."

다양한 예약 채널을 이용하면서 카카오채널톡을 주요 채널로 활용하는 병원의 사례를 보겠습니다. (참고)앞에서 말씀드렸지만 오름차트에서는 여러 예약 채널을 운영하더라도 실시간 예약 현황을 중앙에서 통합적으로 관리하기 때문에 더블부킹, 오버부킹의 염려가 없고, 관리가 편리합니다.

 

카카오채널톡은 예약과 상담의 기능을 함께할 수 있는 채널입니다. 1:1 상담과 소통이 중요한 진료과목이거나 통화의 부담 없이 텍스트 소통을 원하는 분들이 선호하죠. 진료과목으로 예를 들면 피부, 성형, 산부인과, 비뇨의학과, 항외과 등의 진료를 보는 병원과 환자가 많이 이용합니다. 카카오채널톡은 병원이 설정한 메뉴(병원홈, 진료예약, 예약조회, 진료시간, 오시는길, 상담문의 등)와 그에 대한 간단한 안내를 카카오채널톡 대화창에 노출합니다. 또한 병원의 차트(오름차트)와 연동되는 예약페이지 노출이 가능하여 상담부터 예약까지 대화창에서 한번에 진행할 수 있다는 장점이 있습니다. 

 

> 여성의원 사례(카카오채널톡, 네이버예약, 클레 사용)

우리 병원은 진료과목 특성상 상담과 예약이 중요하기 때문에 다양한 상담, 예약 채널을 운영중입니다. 그 중에서 카카오채널톡은 개원 4개월만에 카카오채널톡 친구가 2천여명에 달할 정도로 환자들이 선호하는 채널입니다. 가벼운 안내와 상담, 예약이 필요한 경우 통화연결 없이 원하시는 때에 텍스트로 안내를 받을 수 있어 환자입장에서 심적 부담이 적고, 위치나 진료시간 등 자주하는 질문과 간단한 안내는 미리 설정해둔 자동 메시지로 대응하니까 직원입장에서도 업무량이 감소되어 좋습니다. 또 카카오채널톡에서 환자가 직접 예약까지 가능한데, 그 내역이 차트에 연동되는 부분도 환자, 병원 입장에서 너무 편합니다. 우리병원은 카카오채널톡을 잘 활용하고 있고, 앞으로도 그럴 것 같습니다.

 

 

 

글을 마치며

병원예약시스템이 병원과 환자의 진료 경험 개선을 위해 등장한 서비스인 만큼 도입까지 원장님의 충분한 고민이 필요합니다. 먼저 차트와 연동하여 사용할 수 있는 예약 시스템은 무엇인지, 병원 진료과목 특성과 환자들의 성향에 맞는 예약 채널은 무엇인지, 도입했을 때 기대효과와 우려사항은 무엇인지 등 꼼꼼히 알아보시고 결정하셨으면 좋겠습니다. 오름차트는 병원에 특성을 파악하고, 그에 맞는 예약시스템을 제안합니다. 차트의 사용성은 물론 환자의 편의성까지 고려된 오름차트를 경험하시길 원한다면 홈페이지에서 트라이얼 버전을 무료로 신청할 수 있습니다. 

대표전화 문의 > 1566-6348